Cuando se hace referencia al oficio de petición, se habla de un modelo de documento protocolar que es llevado a cabo para temas solemnes y de gestión, todo con el objetivo que efectuar alguna solicitud respecto a algo, realizar un comunicado, entre otras cosas.

oficio de petición

¿Qué es un oficio?

De la misma manera que se mencionaba brevemente en la introducción del artículo, cuando se habla del oficio de petición se hace referencia a un modelo de documento reglamentario que es redactado con el objetivo de solemnizar una determinada petición, alguna información que se desee comunicar o simplemente un dictamen concreto a una organización en específico. Ello puede ser de índole pública o privada.

La mencionada solemnidad, el cumplir adecuadamente con un modelo de redacción limpia y guiarse correctamente por los diversos parámetros con total prudencia son diversas cualidades que poseen estas cartas.

El oficio de petición posee un control por países, diversas normativas que se deben seguir o simplemente maneras de efectuar la redacción de los documentos de estas características (todo como ocurre con otros factores solemnes, como puede ser la posición de los cubiertos en las mesas).

Ética y disciplina

Se tratan de actividades que funcionan como especie de rituales en ellos mismos y que, además, manifiestan ética, disciplina y otras características del individuo que lo lleva a cabo, la organización que lo tramita o los jefes de estados que realizan su publicación.

En este artículo nos vamos a centrar más que todos en el oficio de petición que es realizado por las compañías de forma determinada, independientemente que estas sean públicas o privadas, las cuales poseen el objetivo de generar que sea pública alguna información, comunicados, entre otras cosas. Como bien se puede intuir, cada uno de los oficio de respuesta a petición da resultado a un objetivo en específico.

Es decir, puede existir la posibilidad de que tengan el objetivo de llegar a determinados representantes para llevar a cabo una solicitud de gran relevancia, puede incorporar una petición a una compañía establecida o, por otra parte, también existe la posibilidad de que se hagan peticiones de reconsideraciones, para dar razones de algo, entre otras cosas.

Más adelante también se estará tratando de cómo son las partes de un oficio, sin tocar tanto el contenido que estos pueden tener, a pesar de que se pueden observar también ciertos tips que pueden generar que el contenido sea mucho más óptimo.

Además de todo esto, algo muy importante que se debe tener en cuenta es la importancia de indagar y concretar todo referente al escrito que se va a estar efectuando, todo con el objetivo de que se realice de buena manera y no se confundan las estructuras o formas de redacción.

Por ejemplo, que no vaya a pasar que se está llevando a cabo un informe con las partes de un oficio (donde una información que puedes observar es la de Cómo redactar un oficio) o viceversa.

Por lo tanto, el oficio de petición es un modelo de documento completamente oficial que, en la mayoría de las ocasiones, es enviado a representantes con el objetivo de efectuar la petición de algún bien o servicio.

Casi siempre es empleado en las instituciones relacionadas al gobierno o entidades oficiales en el momento que efectúan la petición de cara a los respectivos representantes encargados de dar atención a la misma.

Diferencia con una carta de petición

Se puede hallar un modelo de documento que posee gran parecido al oficio y es aquel que se denomina como carta de petición. No obstante, debemos conocer que no se trata del mismo que se está exponiendo en este artículo. Una de las diferencias fundamentales que se puede observar de estos dos son los factores solemnes que integra este oficio (código de oficio, referencia, entre otras cosas).

De forma adicional a todo ello, la carta de petición, en la mayoría de las ocasiones, se lleva a cabo entre individuales o compañías de índole privada. En el momento que un representante participa en este, de forma instantánea pasa a transformarse en un oficio de petición.

¿Cómo hacer un oficio de petición?

Esta claramente es una de las preguntas más habituales que surgen respecto al tema. De esta forma, en el momento que deseas conocer cómo hacer un oficio de petición debes tener presente lo que se indica a continuación:

  • Para comenzar el volumen de páginas se va a encontrar vinculado al contenido que posee el oficio de petición.
  • Por otra parte, el tamaño tiene la posibilidad de ser carta u oficio, realmente no tiene mucha relevancia la opción por la que se opte.

Cómo hacer un oficio de petición

  • Debes establecer el modelo de oficio que vas a llevar a cabo (que si no sabes de qué trata esto, no te preocupes, en los apartados siguientes lo podrás observar).
  • Rígete por los parámetros protocolares.

Formato y partes de un oficio de petición

El oficio de petición mayormente integra los datos presentados a continuación, todo para poder asistir correctamente con el total de cualidades y ser considerado verdaderamente como un oficio:

  • Período y lugar en el que se está realizando el documento (esta información se debe encontrar establecida en la parte alta del lado derecho).
  • Código de realización, añadiendo las siglas de la oficina o entidad que está llevando a cabo la redacción.
  • Información de la entidad.
  • El sello oficial (de la entidad o municipio, en el caso de las compañías este punto puede ser pasado por alto).
  • Información del destinario (el nombre completo, puesto o denominación de la entidad a la que va destinada el oficio, entre otras cosas).
  • Cita de oficios anteriores o referencias anticipadas (esto claramente es para aquellos momentos en los que exista).
  • Estructura o tema del oficio (iniciando con un pequeño párrafo introductorio y, posterior a ello, se coloca el mensaje fundamental).
  • Luego de haber culminado el punto anterior, se prosigue con la despendida (colocando una frase para ello como: atentamente, y poniendo el nombre, puesto, firma y demás cosas importantes).

Tips para oficio de petición

A continuación se presentarán diversos consejos que te pueden ayudar para hacer un oficio de la manera más óptima posible:

  • Todo el tiempo debes colocar un destinatario que sea concreto. O sea, en ningún momento debes colocar frases como por ejemplo “a quien respecte”, ya que todo se está tratando entre representantes o autoridades, por lo cual cada uno posee un nombre y un puesto particular.
  • En la parte del asunto, siempre debes tener presente el ser concreto de igual manera, tratando en lo posible de no colocar palabras de más. Es decir, que todo individuo que realice la lectura de esas líneas pueda comprender sin ninguna complicación de lo que está tratando el documento.
  • Debes ser muy específico en los apartados en los que estés realizando la exposición de la petición. Si se da el caso de que se estén tratando varias solicitudes en el oficio de petición, llévalas a cabo por parte, en párrafos o líneas diferentes. Siempre debes proteger lo más que puedas el lenguaje que estás aplicando, tratando de ser lo más solemne que se pueda, pero sin entrar en algo complejo o muy rebuscado.

Categorización

El oficio de petición se puede encontrar de dos maneras, el primero de ellos es el que tiene dependencia del destino o el lugar donde proviene y, por otra parte, el segundo es aquel que varía dependiendo si se dirige a un individuo o varios.

Por destino: para empezar se puede encontrar el oficio interior, que es aquel que se redacta y envía a oficina empresarial, institucional, entre otros. O sea, es cuando el documento se desplaza en la entidad. Si es en la parte interna de la misma edificación se trata de un oficio interior local, pero si es entre dos edificios, sedes de instituciones, se trata de un oficio interior foráneo.

Por otro lado, se puede encontrar también el oficio exterior, que es aquel documento que se redacta con destino a una entidad externa a la que realiza la emisión. Se puede dar la posibilidad de que la compañía haga la emisión para una audiencia en general o para una en concreto que no posee vínculo alguno con la que hace la redacción.

Por cantidad de personas: dentro de este segundo modelo se puede encontrar, en primer lugar, el oficio directo sencillo, que es aquel que se redacta para un solo individuo en particular. Y por otro lado, se puede ubicar al oficio múltiple que, como se puede intuir, posee diversas direcciones, su redacción es efectuada por un individuo pero se encuentra destinado a una variedad de personas.

Ejemplos de oficio de petición

Zulia, Maracaibo 25 de marzo de 2017

Oficio: CAM/ 01625418/002

Mtro. Alberto Jesús Peñaranda Rojas

Subsecretaria de Salud

Secretaría de Salud de Maracaibo

Asunto: Petición de doctor suplente para saciar insuficiencia

Referencia: CAM/ 01625418/ 001

Como bien se pudo observar en el oficio 01625418/ 001 con asunto “inasistencia de doctor por insuficiencia”, el Dr. Pedro Juancho Ramírez Pizchuan, médico del hospital Simón Bolívar, debe congelar sus actividades por motivo de un viaje que se le aproxima el 15 de abril del año en curso.

Es por ello que hago de su conocimiento la petición de un doctor reemplazante que comience sus labores a partir del 15 de abril hasta el 23 de julio, puesto que el Dr. Pedro Ramírez se va a reincorporar a su trabajo médico a partir de la mencionada fecha. Si se da la ocasión de que se tenga un cambio de fecha, se lo voy a comunicar con anticipación no menor a los quince días, para que de esa forma pueda tomar las respectivas medidas.

En el mismo sentido, pido que el individuo que sea colocado para la mencionada actividad, se manifieste en el centro médico a partir del día 9 de abril, todo con el objetivo de que se pueda efectuar el otorgamiento de las funciones y tenga conocimiento, de manera pertinente, sobre la forma de trabajar del conjunto y fluya todo de la mejor manera posible.

Sin más nada que agregar por el momento, doy gracias por su atención ante el oficio y quedo al pendiente de una pronta y beneficiosa respuesta. Reciba un saludo cordial.

Atentamente

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Doctor Richard Martínez

Director del Hospital Simón Bolívar de Maracaibo

CCP. Dr. Pedro Juancho Ramírez Pizchuan