Aprende ¿cómo hacer una factura de venta?

La factura de venta, es un documento que toda empresa contable tiene que dar a sus clientes, por haber realizado alguna compra de un servicio o producto. Con ella se realiza la contabilidad de los ingresos y por lo tanto, es obligatoria su emisión. Conoce la manera de elaborarla y todo lo que incluye.

Factura de venta

Factura de venta

Cuando vas de compras, seguramente te has preguntado acerca de qué significa todo lo que incluye la factura de venta, ya que hay detalles que usualmente el cliente no le presta atención porque solamente se centra en ver el monto total.

Sin embargo, exigir y entender lo relacionado a la factura de venta es fundamental, porque es una obligación que tiene la empresa y también el cliente, especialmente al momento de realizar la relación de gastos de la contabilidad.

Cada vez que vayas a realizar alguna compra, tienes que solicitar la factura de venta, ya que con ella además de tener un monitoreo de tus gastos, también te sirve para respaldar la compra, en caso de que haya un inconveniente con lo que adquiriste. Como por ejemplo, al hacer una devolución, te solicitarán este documento.

Descripción

Este documento constituye un registro descriptivo en el que se evidencia todo lo relacionado a una compra y adjudicación de un bien o de un servicio. Así que se integra por los datos referentes al negocio realizado. De allí, que se coloque el nombre de las partes de lo adquirido, los detalles, el valor, la forma de pago y otros aspectos importantes, según lo que exija la empresa.

Se realizan 3 copias y obligatoriamente tiene que poseer el sello de la empresa que realiza la venta. Por ley su color es amarillo, azul y rosado, aunque en algunas ocasiones se realiza en color blanco. Este importante documento administrativo, es el que contiene lo referente al resguardo fiscal del traslado de un producto, donde el vendedor cumple la figura de tributario emisor, mientras que el comprador representa al tributario receptor.

De allí la importancia de obtener la factura de venta y su obligatoriedad por parte de la empresa de emitirla y entregarla al cliente. Además de eso, es uno de los soportes legales que tiene la persona natural o jurídica al momento de realizar lo relacionado al pago de los impuestos.

Es el único documento de índole fiscal que le otorga al cliente, el derecho de declarar el impuesto al valor agregado, también conocido como IVA. Por lo tanto, este monto siempre debe reflejarse en la emisión. Cabe destacar, que este documento solo se emite al momento en que se ha realizado el pago del producto o servicio, para posteriormente ser entregado al cliente y en caso de que este tenga un reclamo al respecto, puede expresárselo a la empresa.

Lo recomendable es que cada vez que te entreguen una factura de venta, la revises con detenimiento, ya que cualquier error en ella afectará la contabilidad que realices y también la de la empresa, especialmente al momento de elaborar la relación de pagos y gastos.

Factura de venta

De esta forma, el vendedor del producto o servicio tiene la obligación de  elaborar el documento, entregar el original al cliente y las dos copias las mantiene la empresa para realizar los procesos legales pertinentes.

Cada vez que te encuentres realizando una compra, tienes que exigir la factura de venta, ya que hay negocios o compañías que por algún descuido olvidan entregarlo y esto hace que no recibas el documento legal al momento y tengas que regresar a solicitarlo. Conoce también lo relacionado al formato de constancia de trabajo.

Tipos de facturas

Existe una amplia variedad de estilos de facturas y su función dependerá de acuerdo a la compra y venta realizada. Las más comunes son:

Factura Ordinaria

Son las que describen la totalidad de los datos exigidos por la ley, donde se evidencia lo adjudicado al producto o el servicio. Haciendo gran énfasis en los impuestos y el precio acumulado más el total, resultado de la suma con el Impuesto al Valor Agregado.

La elaboración de esta factura de venta se realiza cuando el vendedor y el cliente tienen que tener un soporte detallado de la venta o adquisición del servicio realizado. Se elabora con mucho detenimiento, ya que no puede haber ningún tipo de error en ella.

Factura simplificada

Constituye el documento que justifica la compra o prestación de servicio pero que solo contiene datos específicos. Entre ellos se encuentra solo algunos datos importantes para la contabilidad de la empresa y del cliente.

Estos son la descripción del cliente, la deducción del IVA, lo relacionado al producto y algún otro dato requerido. Antes de solicitar el documento, es importante que estés al tanto de que por sus características otorga limitaciones en referencia al importe máximo.

Es decir, al momento de registrar tu contabilidad o la de la empresa, seguramente requerirás de mayor información que no se encuentra en este tipo de factura de venta.

Factura rectificativa

Esta abarca las justificaciones de correcciones de una o más facturas emitidas previamente, así como la devolución de algún producto, embalaje o comisiones por volumen. Es decir, con ella se realizan modificaciones o extensiones del documento, por lo que se usan al momento de hacer abonos o devoluciones.

Se le denomina en algunos casos como Factura de Abono, debido a que es la que modifica la Factura Ordinaria. Su realización tiene que realizarse una vez que el cliente o la empresa verifican que hay algún inconveniente con el documento emitido al principio.

Factura recapitulativa

Su función es la de describir una justificación o legalización de distintas facturas de entrega en un tiempo determinado. Además que para que sea considerada como válida y legal, hay que anular las elaboradas previamente. Por lo tanto, es la que agrupa las operaciones de compra o de venta que haya realizado el cliente o el proveedor en un solo mes.

Factura proforma

No tiene validez legal, debido a que se utiliza como un borrador de la factura de venta. Así que se convierte en un documento acreditativo del acuerdo que hay entre el cliente y la empresa, para justificar tal fin. De esta forma, solo incluye el encabezado, la fecha de emisión, los datos del cliente, el tiempo de validez y la variante.

Factura de venta

Entre las variantes, se encuentran las siguientes:

  • Copia: permite la justificación de la operación, donde se encuentran los datos del documento original y lo guarda el cliente. Además la hoja tiene que identificarse con la descripción de Copia, para así distinguirse de la original.
  • Duplicado: describe la operación realizada y se elabora como un respaldo de la original, ya que tienen los mismos datos. Tiene que tener descrito Duplicado, para diferenciarla de la original.

Factura electrónica

Es válida y cuenta con el mismo formato que una factura de venta habitual. La diferencia es que su medio de envío y recepción es a través de un formato digital. Incluso no se requiere su versión fiscal, por lo que su emisión es completamente aceptable.

Factura proforma o forma libre

Se basa en describir la oferta comercial, indicando con precisión los datos de la factura luego de hacer el suministro, así que no posee ningún valor justificante. Por lo tanto, no es válida fiscalmente, ya que se asemeja a la elaboración de un presupuesto con validez legal. Se utiliza comúnmente como un documento acreditativo y evidencia el tiempo máximo de validez.

Es utilizada frecuentemente por comercios internacionales para la obtención de la licencia de importación. También para solicitar crédito documentario o incluso para realizar envíos de muestras comerciales, ya que no abarca los préstamos de un proyecto de ley.

Factura electrónica normalizada

Se realiza cuando se exige que sea recibida o enviada a través de un medio informático y que por ende, se tiene que conservar en formato digital. Para ello, se utiliza un sistema OCR, que permite colocar la información contable y fiscal, con mayor precisión y facilidad.

Tipos de facturas en algunos países

La emisión de la factura de venta, se realiza de distintas maneras según el país donde se encuentre. Un ejemplo de cómo se emite en un país latinoamericano y en un país europeo, son los siguientes:

Facturas en Chile

Se caracterizan por tener un tamaño específico, con longitudes mínimas de 81.5 mm de ancho y 85 mm de altura. Debido a esto, la elaboración del talonario se realiza en imprentas específicas que siguen estos lineamientos. De igual forma, la numeración es correlativa. Si es para contribuyentes que realizan actividades en distintos puntos comerciales o sedes, los documentos tienen que tener la numeración no correlativa según lo establecido por ley.

Cada hoja tiene que describir en el lado inferior derecho, si el documento es original o el duplicado. Siendo el original el que se entrega al cliente, mientras que el duplicado lo conserva la empresa. Describe los datos con respecto al servicio de impuesto interno, el nombre del documento y el numero correlativo, que se coloca en un recuadro de 4 centímetros, con 8 centímetros de largo y una línea de 1 milímetro de ancho.

Cabe destacar, que dicho recuadro, solamente tiene que ser ubicado en el ángulo superior derecho y con una medida de 0,5 centímetros de corte en color rojo. Es importante respetar todos estos lineamientos, porque son la estructura legal de este documento.

Al emitir la factura de venta, tiene que llevar todas las partes establecidas:

  • Fecha de emisión del banco.
  • La numeración correlativa relacional.
  • El nombre y el apellido de quien cotiza o la descripción de la razón social, incluyendo el número del registro único tributario y el del retraso medio de pago.
  • Nombre y apellido del cliente o la razón social.
  • Los datos completos del domicilio de la empresa.
  • Giro del negocio.
  • La mercadería trasladada, con el precio por la mitad y el monto de las transacciones.
  • Descripción del producto que se vendió o el servicio.
  • La descripción específica de cada producto o servicio, con el monto por unidad, así como el número de rastreo.
  • Concepto relacionado al impuesto o a la retención del mismo.
  • El número y fecha de la guía de despacho.
  • Tipo de pago, especificando si es completo, con plazos o a crédito, también si se realizará al entregarse el producto en un negocio comercial.
  • Los duplicados pueden realizarse en colores diferentes al original, sin ningún fondo.
  • Poseer sello de 3º B de validación.

Factura en España

La emisión de la factura de venta, de este país se rige bajo los reglamentos de la Unión Europea. Así que tanto el original como los duplicados, tienen que estar conformado por lo siguiente:

  • Número y serie de la factura, con numeración correlativa y se puede determinar diversas series.
  • Fecha y sitio de emisión del documento.
  • Datos personales del vendedor o denominación de la razón social, si es necesario describir lo referente a la información fiscal.
  • Los datos personales del cliente, sea persona natural o jurídica y la información fiscal.
  • Descripción de la compra venta, colocando la cantidad de productos y la calificación específica.
  • El precio individual junto al importe definitivo o de contraprestación, que se evidencie en la factura de gastos de embalaje, traslado así como intereses de pagos aplazados que complementan la transacción original.
  • Tipo de impuesto al valor agregado establecido y la cuota.
  • Sello de la empresa que realizó la venta y si es el duplicado, describir Copia de factura.

Como te habrás percatado la emisión de factura de venta, se realiza muy parecida en ambos lugares, pero sus variaciones dependerán de las leyes de cada país y también delas normativas legales de la empresa. Conoce la manera de facturar una cooperativa en España.

Certificación de la factura de venta

La factura de venta, pasa por el proceso de certificación al momento en que el vendedor tiene la obligación de emitirla, pues abarca lo relacionado a los lineamientos tributarios.

Factura de venta

Requerimientos de la factura de venta en Venezuela

Para que la factura de venta, pueda cumplir con el adecuado efecto tributario, tiene que estar conformada por los siguientes datos:

  • Describir que ese documento es una factura de venta legal.
  • Datos personales del cliente, número de identificación tributaria.
  • Datos personales de la empresa, nombre, RIF y cualquier otra información relevante.
  • Numeración de factura, con orden consecutivo a la que se emitió previamente.
  • Fecha de emisión.
  • Descripción del producto vendido o servicio.
  • Monto completo de la transacción.
  • Nombre de la empresa que elabora el talonario de factura y su número de identificación fiscal.
  • Porcentaje de retención de impuestos sobre el valor de la venta.

Además de lo antes mencionado, la factura de venta, tiene que tener impresa obligatoriamente, lo siguiente:

  • Denominación que establezca que es una factura de venta.
  • Apellidos y nombres o la razón social junto al número de identificación de la persona que realiza la venta.
  • Numeración consecutiva de la factura de venta.
  • Nombre o razón social, junto al número de identificación de donde se realizó la impresión de la factura.

Tenga en cuenta que al utilizar la factura de venta con formatos pre impresos no permitirá modificar ninguno delos datos, de hacerlo manualmente es posible que ocurra una sanción.

Requerimientos de la factura para efectos tributarios

La factura de venta, en todo momento tiene que describir los costos e impuestos, esto con la finalidad de tener en orden lo referente a los cálculos tributarios.

Por lo tanto el estatuto tributario, establece que se deben elaborar los costos, deducciones y los impuestos descartables en la factura, cumpliendo con lo siguiente:

  • Apellidos y nombres o la razón social junto al número de cédula de identidad o identificación del vendedor o el que realiza el servicio.
  • Los apellidos y nombres o la razón social y el número de identificación del cliente.
  • La discriminación del IVA pagado.
  • Número correspondiente al procedimiento de numeración consecutiva de la factura.
  • Fecha de expedición.
  • Descripción detallada de los productos vendidos o del servicio realizado.
  • Valor total de la operación.

Factura de venta

Relación de requerimientos entre el cliente y el vendedor

Los requerimientos de la factura de venta que exige la persona o empresa que la elabora son diferentes a los que obtiene el cliente. Todo dependerá de lo que  requieran ambos y del fin legal o comercial.

Factura de venta como título de valor

Para que la factura de venta sea completamente válida y legal, tiene que cumplir con todo lo que establece la ley de cada país, especialmente las que hacen énfasis en este tema, ya que de las normativas dependerá el tipo de emisión a realizar.

Obligación para emitir la factura

Hoy en día se clasifican a aquellos que tienen que emitir la factura de venta y que son contribuyentes obligatorios, de la siguiente manera:

  • Responsables de una empresa.
  • Aquellos seleccionados por la dirección de impuestos y aduanas nacionales, que tienen que declarar de forma electrónica.
  • Proveedores de tecnología.
  • Tipógrafos y litógrafos.
  • Quienes tengan la responsabilidad del impuesto al consumo.

Factura de venta

Si eres uno de los antes mencionados, tienes que emitir factura de venta, porque de no cumplir con ello sancionarán tu empresa o negocio. Si eres cliente, entonces exige en todo momento este documento, ya que estás en tu derecho de obtenerlo y a través de él mantener un orden de los gastos que hayas realizado.

Además permitirá que tengas tus cálculos mensuales organizados y a su vez al momento de declarar el impuesto, tendrás todo legalizado y al día.

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