Todos aquellos ciudadanos que deseen mantenerse al día con respecto al pago de impuestos, incluyendo deudas, fechas de corte, estados RUT, entre otras cosas deben informarse sobre el tema. Es por ello que en este post te enseñaremos todo sobre el  Estado de Cuenta DIAN.

Estado de Cuenta Dian

¿Qué es el DIAN?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mejor conocida como DIAN, es una entidad que es administrada por el Estado colombiano y se encarga de regular absolutamente todos los asuntos relacionados al cobro de impuestos y todos los productos que ingresan y salen del territorio nacional. La sede principal se encuentra ubicada en la ciudad capital del país, Bogotá. Se fundó el 1 de junio del año 1998. Se debe resaltar el hecho que este organismo tiene las siguientes características:

  • Posee autoridad administrativa.
  • El manejo de su presupuesto es autónomo.
  • Tiene una personalidad jurídica propia.

Dado a la importancia de los ámbitos que cubre y los servicios que ofrece, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales creó una plataforma digital. En este sistema electrónico se pueden llevar  a cabo la mayoría de los trámites relacionados al estado de cuenta DIAN, tanto por personas naturales como personas jurídicas. No obstante, la página exige que el usuario cuente con el RUT, que a su vez, asigna un NIT. Aquí te explicaremos todo lo que necesitas saber.

Cuenta DIAN

Una cuenta en el sistema digital de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales  tiene la función de usarse para poder informarse acerca de las deudas y deberes sobre la renta y productos importados o exportados. Quienes deseen acceder a esta información detallada deben realizar la consulta del estado de cuenta DIAN. Se debe recordar que mantenerse al día y cancelar todos los pagos de cuotas que se deben, genera una gran cantidad de beneficios.

Para pagar los montos relacionados a los impuestos existen dos modalidades. La primera es presencial; solo hay que dirigirse a una agencia del perteneciente al organismo. La segunda, es a través de la página electrónica de este ente, que gracias a los avances de la tecnología este es un procedimiento prácticamente automatizado, que no representa mayor complicación. Cualquiera que posea los conocimientos básicos en informática y una buena conexión a internet puede hacerlo.

La Unidad Administrativa se trata de las oficinas de la DIAN. Este departamento se encarga de administrar las condiciones especiales, según lo informa las autoridades. Tiene la misión de facilitar el procedimiento de las operaciones comerciales entre  personas de otras naciones, además de asegurarse de establecer un orden en materia económica pública en todo el país. Asimismo, se encarga de inspeccionar el debido cumplimiento en el área de aduana, cambiaria y tributaria de toda Colombia.

Estado de Cuenta Dian

¿Cómo consultar el estado de la Cuenta DIAN?

Existe un departamento electrónico, el cual es constantemente renovado para brindar la mejor experiencia posible a los usuarios, que permite hacer la consulta del estado de cuenta DIAN y otras operaciones a través de dispositivos con conexión a internet. En la actualidad es un proceso que se hace en su mayoría virtualmente, para evitarles a los ciudadanos que deban acercarse hasta las instalaciones de la entidad para llevar a cabo sus peticiones.

El primer paso es acceder desde cualquier motor de búsqueda a la página principal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El usuario debe asegurarse de que está entrando en el sitio oficial, para evitar posibles estafas. En la ventana de inicio hay una barra de menú que se despliega para mostrar todas las opciones que se pueden elegir. En el lado izquierdo de la pantalla, en la sección de “Portales” se debe elegir “Transacciones”.

El sistema generará una nueva pestaña en la que se debe hacer clic sobre el botón “usuario registrado”. Nuevamente, la plataforma redirigirá al usuario a una nueva ventana de servicios en línea, en la que, finalmente, deberá suministrar todos los datos de registro. Se debe colocar “A – NOMBRE PROPIO” en el primer campo. Luego, indicar el tipo de documento de identidad y el número perteneciente al mismo. Luego, se introduce la clave de acceso y solo bastará con presionar  “Aceptar”.

Al entrar en sesión el sistema mostrará todas las opciones que el usuario tiene disponible, todas relacionadas a las actividades que realiza. Como lo que se desea es consultar el estado de cuenta DIAN, se debe hacer clic sobre el botón que especifica “Consulta Obligación”. Una vez se presione dicha opción, se revelará en pantalla el monto de la deuda vencida, así como la deuda al día y el saldo a favor.

Registrar la Cuenta DIAN

Como se mencionó anteriormente, antes de poder realizar el registro en el sistema se debe tener el RUT previamente. Quienes ya cuenten con este requisito pueden acceder al portal web oficial de la DIAN y proceder a registrarse. El paso inicial es entrar en el sistema en línea de este organismo. Debe ubicar la opción que le habilita el registro y esperar a que se genere la nueva ventana. Una vez se cargue, hay que indicar el tipo de documento de identificación y el número que le corresponde.

Además, no solo se debe suministrar el número de identificación, sino señalarle al sistema el año, mes y día en que fue expedido el documento. Luego se debe hacer clic sobre la opción “Habilitar mi cuenta”. La plataforma exigirá que se asigne una clave secreta de acceso la cual debe tener el número suficiente de caracteres alfanuméricos. Posterior a que cumpla esta fase del proceso, lo que queda es presionar el botón “Cambiar contraseña”.

Consulta RUT en la Cuenta DIAN

El Rol Único Tributario, abreviado como “RUT”, hace referencia a un código de naturaleza única que se utiliza como documento de identificación tributario. Antes de saber cómo se puede hacer la consulta del estado RUT, se debe conocer primero cómo se realiza la inscripción del registro único tributario. Por ello, en este post procedemos a explicarte paso a paso todo el proceso. Lo primero es introducir el NIT, si se inscribió previo al año 2004 y no se ha actualizado desde entonces. Seguido, hay que hacer clic sobre el botón “Continuar”.

Aquellos que se encuentren realizando este trámite de inscripción por primera vez y tengan el documento guardado, tienen que escanearlo para que el sistema los habilite y puedan seguir adelante. En el caso de las personas que no cuentan con el NIT ni tienen el documento guardado, es necesario que hagan clic sobre la “Continuar” de una vez.

Si no cuentas con el RUT

Las personas que no tengan el RUT tienen que acercarse a las oficinas pertinentes que se encuentren más cerca de su sitio de trabajo o donde vive. Ahí lo orientarán y le facilitarán toda la información que requiera acerca de todos los documentos y requisitos que son necesarios para poder llevar a cabo dicho registro. Se debe resaltar el hecho que tales requerimientos pueden variar según la persona que lo esté solicitando. No son los mismos para personas naturales que para personas jurídicas, así como sucesiones líquidas o de sistema simplificado no comerciante.

Hay que advertir que todo el procedimiento en el que se valida y luego asigna un RUT provisional puede tardar un tiempo. Este documento le permite al individuo poder realizar todos los trámites fiscales y financieros, durante máximo 90 días. Ese es el tiempo que se estipula puede tardarse para finalmente obtener el Rol Único Tributario. Una vez que lo haya obtenido, puede proceder a hacer la solicitud del estado de cuenta DIAN.

Estado de Cuenta Dian

Ya estando inscrito en la plataforma, esta creará un número de identificación que se conforma de 9 caracteres. Este es exclusivamente para los entes de personalidad jurídica. Las personas naturales se les piden validación de identidad con su número de cédula o pasaporte, al cual se le deberá agregar un dígito extra al final de verificación. Para los primeros, el procedimiento de inscripción es el mismo, solo que se exige una información adicional para inscribir el RUT por primera vez.

Tal documento es de carácter obligatorio para todos los contribuyentes que hacen vida dentro del territorio colombiano. Esto se debe a que así se les puede identificar, clasificar y localizar a las personas naturales y entes corporativos, las cuales figuran como declarantes de los impuestos de rentas y de sus ingresos y patrimonios. Asimismo, todos quienes tengan obligaciones fiscales o tributarias, tales como las entidades y las personalidades ya mencionadas, o los exportadores e importadores, etc.

Para ello, se necesita hacer la consulta del estado de la cuenta RUT. Lo primero es acceder al portal web oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Una vez que cargue el inicio se podrá observar una barra de menú con opciones. En ella hay que deslizar hacia abajo hasta visualizar el botón “Servicios a la Ciudadanía”. Cuando se genere la nueva ventana, hay que seleccionar al “Servicios Tributarios”.

Posterior a esto se mostrará una opción de Consulta Estado RUT. Aquí se debe introducir el NIT, que corresponde a cada persona. Luego, habrá que hacer clic en el botón de buscar. Posterior a esto, se va a desplegar en la pantalla un recuadro en el que se mostrará la razón fiscal, el estado del registro, bien sea activo o pagado, y todos los datos principales.  Se debe destacar el hecho de que este es un procedimiento que se debe hacer regularmente. De no hacerse así, la cuenta corre el riesgo de ser suspendida o que los datos no se actualicen. Esto generaría un obstáculo para algunas gestiones y trámites a realizar relacionados con el RUT.

Persona natural en la Cuenta DIAN

En caso de los usuarios que llevan a cabo todas las actividades relacionadas directamente al IVA que, asimismo, no son mercantiles, y tiene un NIT asignado, el cual no está inscrito desde el 2004, se trata, entonces, de un caso de personas naturales. Dichas clasificación se usan para poder definir a un individuo cuyos deberes se limitan a los bienes que posee. Esto significa que ejerce todos sus derechos y deberes a título personal. Si cuenta con una empresa, este es responsable por ella.

¿Cómo imprimir el estado de la Cuenta DIAN?

Hay situaciones en las que una persona puede requerir de tener una copia física del RUT o del estado de cuenta DIAN. Por ello el sistema les permite a los usuarios acceder a la opción de imprimir la información. Inicialmente se debe ingresar al sistema en línea de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En la página de inicio se puede observar una barra de menú, en la que hay que ubicar y entrar en “Portales Web” y posterior a “Transaccional”. Una vez que se genere la nueva ventana, habrá que entrar en la sección de Usuario Registrado.

El sistema pide que se suministren una serie de datos personales, tales como nombres y apellidos completos, el tipo de documento y el número que le corresponde, además de la contraseña asignada. Posterior a este paso es que puede acceder a su cuenta en la plataforma. Una vez dentro, tiene que dirigirse al botón “Favoritos”, ocasionando que se genere una nueva ventana. Habrá que hacer clic sobre la opción “Obtener Copia RUT”.

Siguiente a esto, se mostrará en pantalla un recuadro emergente en el que se puede proceder a descargar el archivo en formato PDF o imprimir. Para la segunda alternativa, se debe buscar en el menú de “archivos” y hacer clic sobre “Imprimir”. Una vez que se tenga en físico el documento, se puede utilizar como identificación además de trámites bancarios. Se recomienda plastificar luego de ser impreso para darle mayor durabilidad. Si desea tener una copia física del estado de cuenta DIAN, los pasos son casi los mismos.

Inicialmente, como en todos los casos anteriores, se debe entrar al sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Una vez esté cargado el inicio se debe ir a la sección “Transaccional”. Luego de esto, habrá que hacer clic sobre “Usuario Registrado” y suministrar todos los datos que se requieren, que son los mismos que en procedimiento anterior. Posterior a esta fase, los pasos cambian ya que en la página se debe buscar la opción “Favorito” y seleccionar el botón “Consultar: Información Reportada por Terceros”.

En el sistema se va a encontrar una nueva pestaña llamada “Aceptación de Información Reportada”, en la que se debe hacer clic “Aceptar”.  Posterior a ello, hay que indicar el año que se desea consultar y seleccionar el botón “Consultar”. Con esto, el estado de cuenta DIAN queda guardado en la computadora como un archivo en formato Excel. Después de esto, podrá imprimirlo para tener una copia en físico si así lo desea. Se debe resaltar la importancia de este documento, ya que es la base de la Declaración Sobre la Renta.

Estado de Cuenta Dian

Ventajas de la Cuenta DIAN

Tener esta cuenta en el sistema digital de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales otorga una serie de ventajas y beneficios a cada uno de los usuarios. A continuación los presentamos:

  • Se asigna un lapso de 365 días a todos los contribuyentes tienen un plazo para que hagan el pago de multas pendientes.
  • Se puede establecer un acuerdo mutuo para disminuir los intereses, sanciones y actualizaciones.
  • Los montos relacionados al RST son menores a los Impuestos Sobre la Renta.
  • Se puede anticipar el pago de impuestos como IVA, SIMPLE, Impuesto Nacional al consumo, entre otros, para simplificar gestiones.
  • Los usuarios no están sujetos a “Retenciones en la Fuente”, lo que genera un flujo de caja más eficiente.
  • No se asigna ninguna clase de recarga administrativa por el sistema de “Retención en la Fuente”.
  • Se permite realizar declaraciones y pagos a través de medios electrónicos.

Requisitos para solicitar la Cuenta DIAN

Hay que destacar la siguiente información: la plataforma de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establece que se deben cumplir con una lista requisitos para poder a realizar la solicitud de una cuenta DIAN. A continuación te los presentamos:

  • Optar por un código de identificación tributaria (NIT).
  • Estar registrado en el RUT.
  • Suministrar información personal del usuario.
  • Tener una personalidad natural o jurídica.
  • Asignar una dirección de correo electrónico personal con el cual se pueda contactar.

Preguntas frecuentes sobre la Cuenta DIAN

Dado la importancia del estado de cuenta DIAN y todos los trámites que se pueden hacer con este sistema, son muchos los interesados en el tema. No es extraño, entonces, que se generen muchas dudas con respecto al procedimiento o sobre la información que se muestra. Por tal motivo, en este post creamos una sección para responder las preguntas más comunes que suelen tener los usuarios.

¿Cómo y cuándo actualizar el RUT?

La actualización del Rol Único Tributario se lleva a cabo cada vez que se modifica o agrega antes registrado, en cualquier elemento constitutivo tal como: Identificación, Ubicación o Clasificación. A todos los usuarios se les exige que renueven la información del RUT máximo 30 días después del anterior.

¿Cuánto cuesta la inscripción en el RUT?

Todo el proceso de inscribirse en el Rol Único Tributario resulta, para todas las personas que deseen llevar a cabo el procedimiento (naturales y jurídicas), resulta completamente gratuito. Esto incluye obtener el formulario que se debe llenar así como el trámite en sí.

¿Qué trámite puedo hacer utilizando la plataforma?

Si bien se explicaron trámites como la consulta del estado de cuenta DIAN, el registro de la cuenta, el registro del RUT, entre otros, hay muchas otras operaciones que se pueden llevar a cabo a través de la plataforma en línea de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que están relacionados con el Registro Único Tributario. A continuación te mencionamos varios de esos otros servicios:

Servicios sin mecanismo digital:

  • Gestión y envío del formulario de inscripción y actualización.
  • Creación de una solicitud especial.

Servicio con firma digital:

  • Gestión y firma del formulario de actualización.
  • Creación y firma de una solicitud especial.

Servicios con o sin firma digital:

  • Servicio para consulta.

¿Cuáles son los deberes Tributarios?

A continuación encontrarás todas las responsabilidades que un contribuyente tiene la obligación de cumplir:

  • Aportes especiales para la administración de justicia
  • Gravamen a los Movimientos Financieros
  • Impuesto Sobre la Renta
  • Régimen Complementario Tributario Especial
  • Régimen Complementario Ordinario
  • Impuesto al Patrimonio
  • Patrimonio e Ingresos
  • La Retención de Timbre Nacional
  • Retención en la Fuente a Título de Renta
  • Retención en la Fuente en el Impuesto Sobre la Renta
  • Gran contribuyente
  • Autorretenedor
  • Informante de Exógena
  • IVA
  • Facturador electrónico
  • Declarar el ingreso o salida del país de divisas o monedas legales colombianas, entre otros

¿Qué vigencia tiene la inscripción del RUT?

No hay un tiempo de vigencia estipulado para la inscripción del RUT. Esto significa que no se exige renovar dicho código, incluso aun cuando se haya modificado gracias al proceso en que se actualiza la información. Este procedimiento solo se lleva a cabo una sola vez.

Artículos que te pueden interesar:

Estado de Cuenta Alcaldía de Pasto, Colombia.

Consulta por Internet en Cifin, Colombia.

Fundación Coosalud en Colombia