Cuando se hace referencia a un oficio, se habla de un modelo de comunicado oficial que puede ser tramitado por entidades de índole pública o privada. En sus principios sola era emitido por el gobierno, pero eso ha cambiado. A continuación aprende a cómo redactar un oficio y más.

como redactar un oficio

¿Cómo redactar un oficio fácilmente?

De manera anticipada al observar cómo redactar un oficio, una cosa que es muy importante saber es de qué trata. Por ende, un oficio es un modelo de documento que se lleva a cabo para efectuar un comunicado oficial a un receptor en particular y que, además, pueden ser generados por entidades de índole pública o privada.

No obstante, se debe indicar que, anteriormente, las únicas que poseían validez oficial eran las entidades públicas, pero claramente eso ha ido cambiando con el tiempo.

De esta forma una carta de oficio es realizada con la finalidad de dar alguna información, pero todo luego de un texto o una redacción de índole completamente solemne. O sea, ya luego de saber esta última información, será más fácil entender que la respuesta a cómo redactar un oficio de queja, contestación u otra cosa, se genera mayormente por asistir con el total de parámetros establecidos en el proceso de redacción del mencionado documento.

En la mayoría de las ocasiones, el informe se encuentra edificado por una o dos páginas, todo va a depender de los datos informativos que se desean presentar. De esta forma, al momento de saber cómo redactar un oficio para informar ejemplos de oficios o de otro tipo, lo más común es que, el sitio donde se haga la redacción del oficio, sea en una hoja de papel tamaño carta (veintiuno punto cincuenta y nueve centímetros), aunque cabe aclarar que con esto no se quiere decir que no se pueda emplear otros tipos de formatos.

Otros de los formatos que se pueden hallar son el de A4 (que posee un volumen de veintiún centímetros por veintinueve punto siete centímetros) o el de tamaño oficio (que sería veintiuno punto cincuenta y nueve por treinta y cinco punto cincuenta y seis centímetros).

Cómo redactar un oficio fácilmente

De esta manera, la organización o estructura que se debe tener en cuenta para saber cómo redactar un oficio de petición formal o un tema relacionado es la siguiente:

  • Lugar y período: Lo primero que debes hacer es colocar el lugar en el cual se está efectuando la redacción del oficio, en unión a la fecha. Todo con el objetivo de que se exprese notoriamente y no exista ninguna incertidumbre.
  • Numeración: Esta sección es algo que puede ser alterado a partir de cada una de las entidades. De igual forma, se basa en determinar cuál es la información que da la posibilidad de diferenciar ese modelo de documento a través de diversos mecanismos como lo puede ser por ejemplo: número de envío o expedición, abreviatura de la oficina que está llevando a cabo y el año en que se está realizando.
  • Receptor: Lo más adecuado es que esta sección no lleve más de cuatro líneas en la redacción del oficio y, de manera agregada a esto, se recomienda integrar datos como por ejemplo: nombres y apellidos, puesto que ocupa y la zona.
  • Tema en cuestión y síntesis: En este apartado se determina el motivo de la redacción del documento, en que se basa y, seguido por dos puntos: una pequeña síntesis con la cual se dé explicación de todo el tema.
  • Estructura: Si se está hablando de cómo redactar un oficio, es más que notable que esta es una de las secciones de mayor relevancia. Por ende, trata de manifestarla de la mejor manera en el mensaje que deseas dar.
  • Culminación o despedida: Se debe tener presente que la despedida o cierre se tiene que llevar a cabo de la forma más óptima y amable que se pueda, para que el vínculo que se posee pueda preservarse en un buen contexto.
  • Además de esto, no debes pasar por alto el colocar, en la parte final, un “atentamente” con la firma y nombre de la persona que emite el documento. Si existe la alternativa de emplear un sello en donde se refleje el logo de la entidad, genial, puesto que le otorga mayor presentación.

Por otra parte, en el momento que surge el cuestionamiento respecto a cómo redactar un oficio con atención a alguien, se debe tener presente que se lleva a cabo prácticamente de la misma forma. En ocasiones lo único que cambia es el objetivo o el tema que se va a tratar, pero la estructura se preserva en muchos casos.

Este modelo que se mencionó recién, casi siempre se emplea para invitaciones, felicitaciones, solicitudes, entre otras cosas. Es aquel que su redacción se realiza teniendo en mente a un individuo o entidad determinado.

Clasificación de los oficios

Tener conocimiento de este tipo de sistema de categorización, es algo de gran importancia para saber cómo redactar un oficio para solicitar una prórroga, un oficio de contestación, de queja, entre otros modelos, debido a que de esta forma va a convertirse en algo mucho más fácil el determinar algún vínculo entre el receptor y la entidad desde la cual se está efectuando la expedición del documento.

Por destino y proveniencia institucional

Se pueden encontrar dos modelos y son los siguientes.

  • Modelo de oficio interior: en aquellas ocasiones particulares en el que, el oficio, es de empleo interno y que, por ese motivo, va a ser desplazado en las mismas instalaciones de la oficina de una determinada entidad, es llamado como oficio interior.
  • Modelo de oficio exterior: este segundo modelo hace referencia a la manera en que se categoriza a un modelo de documento en el momento que el oficio es redactado con la finalidad de dirigirlo a una audiencia generalizada o a otra entidad externa.

Destinados a uno o varios individuos

En esta segunda sección también se pueden encontrar dos modelos y son los presentados a continuación.

  • Oficio directo simple: hace referencia a aquel oficio que es redactado teniendo presente que va a ser destinado a otro individuo o entidad determinada, que es aquella a la que se le va a llamar como propietaria. El contenido textual va a tener autenticidad si es expuesta por una organización.
  • Modelo de oficios cuantioso: verdaderamente, el esquema que posee es muy parecido al modelo que se presentó previamente. No obstante, en esta ocasión el documento va a encontrarse destinado a una cantidad mayor de individuos al mismo tiempo, razón por la cual su redacción debe encontrarse mucho más abierta, para que así se pueda entender por el total de personas y no por un solo individuo en concreto.

Ejemplo de cómo redactar un oficio de contestación

A continuación se va a presentar un pequeño ejemplo de cómo redactar un oficio, todo con la finalidad de que te lleves un conocimiento más amplio y no presentes ninguna duda al momento de llevar a cabo la redacción de algunos de los modelos que se han presentado.

 República de Venezuela 26 de abril del 2021

Estimados:

(Compañía o entidad a la que se va a destinar el documento).

(Individuo o zona a la que se va a destinar el documento).

Ciudad de Caracas.

Asunto: notificación.

De forma muy afectuosa me doy la alternativa de pretender su asistencia a la sub gerencia de programación deportiva, establecida en la calle noventa y tres número cincuenta y siete, oficina quinientos cuarenta, con la finalidad de recoger duplicado de la determinación número 3124 de veinte de marzo de dos mil veinte, remitido por esta institución, a través de la cual se consignan recursos a la entidad deportiva.

Para todo tipo de dato informativo agregado, favor entrar en contacto con mi persona por medio del correo electrónico (se coloca la dirección del mismo) o a los números telefónicos 12345678 o 98765432.

Atentamente,

(Nombre de la persona u organización que está efectuando la solicitud).

  1. 12345678
  2. 98765432
  3. [email protected]

Sugerencias

Ya para culminar el artículo, algunas sugerencias que son muy importantes a tener en cuenta al momento de saber cómo redactar un oficio son las presentadas a continuación:

  • Todo el tiempo debe contener un destino concreto, puesto que en ningún momento estos deben ser dirigidos a quien respecte (como se hace en la mayoría de las ocasiones), debido a que son representantes y por ende poseen una denominación y un puesto en particular.
  • Con relación al asunto, este también debe ser concreto, puesto que en el momento que el individuo haga su lectura, tendrá conocimiento de que trata el documento.
  • Trata de ser específico en los párrafos que se está exponiendo la petición. Si se da la ocasión de que se llevan a cabo una variedad de solicitudes, se tiene que llevar a cabo por separado, en párrafos distintos o una en cada línea.

Con cierta relación al tema que se trató en este artículo, un contenido que también te puede ser de gran ayuda es el de Cómo hacer un reporte de lectura, el cual es un tipo de informe en el que se plasman aspectos importantes de un determinado asunto.