¿Cómo planear un evento? Planificar y organizar un evento puede resultar bastante complejo, sobre todo si no se tienen los conocimientos previos en cuanto al tema. Por esa razón en el siguiente tutorial compartiremos contigo algunos consejos claves para planear un evento de forma exitosa.
Bien sea que estés organizando una pequeña reunión o una gran conferencia debes tomar en cuenta ciertos aspectos antes de planear cualquier evento. La organización de eventos no es tarea sencilla, y por ese motivo aquí te diremos cuáles son los pasos a seguir para lograr una planificación de primer nivel.
Pasos para planear un evento con éxito
La organización de eventos lleva tiempo, esfuerzo y mucha planificación. Si bien es cierto que cada evento tiene su estructura diferente, hay algunos pasos que puedes seguir para garantizar que todo transcurra de la manera planeada.
El éxito de un evento dependerá de muchos aspectos, principalmente de la planificación y el cumplimiento de cada una de las pautas. Aquí te dejamos algunos pasos a seguir para planear un evento.
Paso 1: Define metas y objetivos
Seguro pensarás que lo más importante al planear un evento es la logística, sin embargo no es así. Lo primero que tienes que coordinar son las metas y objetivos que quieres alcanzar con dicho evento.
Trata de dedicarle tiempo a definir cuáles son las metas y objetivos que pretendes lograr con tu evento. Identifica el propósito y la razón por la que estás planeando dicho evento. Así tendrás mayor posibilidad de triunfar.
Paso 2: Establecer un presupuesto
Una vez tengamos las metas y objetivos bien definidos llega el momento de establecer un presupuesto para el evento. Este es un paso súper importante, ya que te ayudará a aclarar otros aspectos del plan.
Tener definido el presupuesto es clave en cualquier organización. Esto servirá para evitar algunas sorpresas no deseadas, por ejemplo quedarse sin dinero para la decoración o contratación de personal.
Paso 3: Arma tu equipo de trabajo
Ya tenemos las metas y el presupuesto definidos. Ahora es momento de comenzar a crear nuestro equipo de trabajo. Si se trata de un evento pequeño lo más probable es que no necesites mayor capital humano, sin embargo cuando el evento es de mayor capacidad, entonces tendrás que contratar personal.
Con las metas bien definidas podrás saber qué tipo de personas te gustaría que formen parte de tu equipo. Trata de designarle roles desde el principio para garantizar la responsabilidad. Puedes contratar personas para las siguientes áreas:
- Project Manager
- Coordinación
- Planificación
- Diseño creativo
- Marketing
- Registro
- Patrocinios
Paso 4: Escoge un lugar y la fecha
Este también es un punto importante en la planificación de un evento. Tendrás que elegir un lugar y la fecha en la que planeas llevar a cabo dicha actividad. Comienza a buscar lugares lo antes posible, ya que es una de las partes más complejas de realizar.
Paso 5: Crea una marca para el evento
Ahora tendrás que definir áreas importantes como el nombre del evento y el tema que se va a tratar durante su desarrollo. Así mismo podrías crear una página web y darle promoción a través de las redes sociales.
- Crea un nombre para tu evento
- Elige un tema a tratar
- Diseña un logotipo que represente tu evento
- Crea redes sociales