¿Cómo organizar archivadores de oficina? En una oficina encontramos todo tipo de archivos disponibles, que van desde información de la empresa o el sitio de trabajo, hasta el movimiento diario, actas, comunicados, mensajes y todo lo que nos podamos imaginar. Al ser un volumen alto de papeles, carpetas y otros archivos, se debe tener bien guardado y clasificado, para realizar búsquedas rápidas y no perder el tiempo.

Entre los muebles que vemos dentro de una oficina, se encuentran las estanterías, bibliotecas, casilleros y por último, los archivadores. Cada uno cumple con una función dentro de la empresa, y lo pueden usar todas las personas que necesiten sacar o archivar una información.

¿Qué son los archivadores de oficina?

     Los archivadores de oficina son muebles o carpetas de gran tamaño que sirven para almacenar todos los archivos que puede generar una empresa. Desde cartas, facturas, planillas y otro tipo de archivos, todo esto se guarda en ellos.

Los archivadores tienen diferentes modelos y tamaños, cada uno se modifica con la intención de que ocupe un espacio suficiente dentro de la oficina, ya que estas suelen tener un movimiento de personas grande, a mayor tamaño el archivador, más almacenamiento disponible tenemos.

¿Dónde ubicar el archivador dentro de una oficina?

Los archivadores deben ubicarse en una zona donde cualquier trabajador pueda acceder a él sin mayores problemas, normalmente en el centro de la oficina pegado a una pared, o en un cuarto reservado solo para este en el caso de ser un archivador grande.

     La ubicación es igual de importante que la información almacenada, ya que es el punto donde se reúnen los trabajadores a consultar datos de la empresa.

¿Cómo organizar los archivadores de oficina?

Lo primero será crear un sistema que conozcan todas las personas que van hacer uso del archivador, por ejemplo, la información mostrada en papeles almacenarla en carpetas, y con estas crear subcategorías para realizar búsquedas.

A cada carpeta le añadimos una etiqueta o punto distintivo que lo diferencia de otras informaciones, puede ser agruparlas por colores de la carpeta. Lo que corresponde a la información en general, debemos ajustarla a un dato específico que sirve como base para comenzar a buscar la información.

Por ejemplo, organizar por orden de fecha, donde podemos buscar por día, mes y año específico. Otra forma muy común es por orden del abecedario, siendo la A los primeros archivos que vamos a encontrar.

Archivadores de oficina digitales

Los archivadores todavía cumplen una función importante dentro de una oficina, pero se han ido suplantando por software que almacenan base de datos grandes. Conseguir información desde la computadora facilita la labor para los trabajadores, además de que podemos guardar mayor volumen de información sin ocupar un espacio físico mayor.

Los archivadores se usan sobre todo en archivos diarios sobre cualquier movimiento dentro de una empresa, como pueden ser las facturas, que en muchos casos se entrega en físico, así como movimiento de las acciones, planificaciones, y cualquier otro dato que se necesite, ya sea físico o digital.