¿Cómo elaborar una conferencia? En muchas empresas, los ejecutivos y sus conjuntos de trabajo dedican hasta bastante más de 2 horas cotidianas a reuniones ineficaces. Esto ocurre ya que no hay un trabajo anterior de planeación de reuniones y conferencias enfocado en aprovechar la era y el razonamiento y la vivencia de quienes asisten a ellas.

De esta manera, una vez que se hace, la planeación de reuniones y conferencias puede ahorrar una gigantesca proporción de dinero a la organización, mejorar la productividad de los grupos de trabajo y potenciar los proyectos, que se adelantan en todos los niveles.

Pero la organización de reuniones y conferencias, como todo en el mundo organizacional, debería contestar a ciertos criterios. Hay unos pasos a continuar para que el resultado sea en verdad satisfactoria.

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 Pasos para hacer una conferencia

La planeación de reuniones y conferencias empieza con la definición del tipo de actividad que se realizará. Varias reuniones son apenas de carácter informativo, en tanto que otras se centran en la planeación de un plan. Sin embargo, además pudimos encontrar las que poseen como fin solucionar ciertos inconvenientes.

Estas últimas, en realidad, suponen un desafío, y son el mejor individuo de prueba para probar los próximos pasos para la idealización de reuniones y conferencias que recomendamos hoy:

  1.  Conceptualizar fines y temas a intentar: Puede parecer obvio, empero muchas reuniones comienzan sin un objetivo claro. Conceptualizar las metas de la junta, los temas que se tratarán y el orden en que van a ser abordados es una responsabilidad de quien convoca a la junta, que habitualmente es el jefe del equipo de trabajo.

Sin embargo, no basta con que el jefe tenga claro para qué convoca a una junta, qué temas se tratarán y en qué orden. Los competidores tienen que conocer esta información con anticipación para ir mejor preparados.

    2.-Seleccionar a los competidores: Hay conjuntos de trabajo que funcionan como un todo continuamente. Asisten unidos a cada una de las ocupaciones y no comienzan a generar hasta que todos los miembros permanecen presentes. Es una reacción encomiable, empero no constantemente práctica.

Ciertos ejecutivos cometen el error de mandar invitaciones a reuniones a una lista completa de repartición. El resultado es previsible: demasiadas personas, varias de las cuales el temario no atrae, una agenda difícil de conducir, intervenciones inadecuadas e improcedentes y, al final, ningún objetivo alcanzado.

Pasos finales

3.- Dejar claro las metas: Ya, en la práctica, es fundamental reiterar la finalidad de la junta, hacer una breve explicación del problema o de los temas que se tratarán e implantar unas normas rápidas sobre colaboración y mediación.

En esta breve exposición, es bueno que el jefe del equipo deje bastante claro que la agenda debería cumplirse y que no se dejará que los competidores divaguen por otros temas que, aunque logren ser relevantes, no son los que toca intentar en esta situación.

 4.- Elegir un moderador: Parte importante del triunfo de una junta o una conferencia consiste en la votación del moderador correcto. No se requiere que sea el convocante o el jefe del equipo. En la organización, hay bastantes personas que poseen capacidades naturales para realizar esta funcionalidad.

El moderador debería afirmar que la junta inicie y culmine a tiempo y que se cubran todos los temas programados en la agenda.

Entre otras labores, debería destinar tiempo para intervenir a los competidores, limitarlos en caso de que se extiendan en tiempo o en temas no previstos, recortar intervenciones que se tomen en cuenta fuera de entorno y tomar notas importantes para la redacción de un informe que documente lo acontecido en la junta.