¿Cómo usar el certificado de actividades adecuadamente?

‏Existen muchas personas que no conocen bien el significado del certificado de actividades, por lo que se ha generado mucha confusión en la utilización de este documento. Es por ello que en este artículo te daremos toda la información sobre: ¿Cuándo es obligatorio?, ¿Qué es?, ¿Cómo rellenarlo? y mucho más.

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Certificado de actividades

Este documento se trata de un formulario estandarizado para todos los países miembros de la Unión Europea, en el cual se deben establecer los tiempos de conducción y de descanso. El uso del certificado de actividades ha generado muchas dudas entre las empresas y los conductores. Esto porque a pesar de ser muy útil, existe una multitud de textos legales que lo nombran y hacen que su significado y función no queden completamente claras.

El certificado de actividades de transporte tiene como propósito principal justificar la actividad de un conductor, siempre y cuando el transportista no haya podido hacer uso del tacógrafo y le sea imposible hacer el registro en dicho dispositivo electrónico o en caso de que hacerlo sea considerado como una carga excesiva.

Por lo general, no es un documento que debe ser exigido cuando las actividades hayan sido registradas en el tacógrafo, aunque es posible que se requiera este documento en caso de que se presente algún tipo de falta de datos en el dispositivo, de modo que el certificado de actividades se entregará para demostrar que se cumple con lo establecido en el Reglamento (CE) 561/2006.

¿Cuándo es obligatorio el certificado de actividades?

El certificado de actividades del conductor contiene las mismas normas que los demás registros del tacógrafo, por lo que es obligatorio llevarlo en el vehículo si se registra las actividades realizadas en el mismo día o de los veintiocho días anteriores. En caso de mancharse o romperse, el documento perderá su validez, además al pasar el plazo de los 28 días, deberá resguardarse por al menos un año en caso de alguna futura inspección.

El certificado de actividades debe ser utilizado en los siguientes casos, según lo establecido e la Nota Orientativa 5 de la Comisión Europea:

  • En caso de que el conductor se haya dado de baja por enfermedad,
  • Como justificación de las de vacaciones,
  • Luego de haber culminado algún permiso o descanso,
  • Haber conducido algún vehículo que no incluyera un tacógrafo,
  • En caso de haber realizado actividades distintas a conducir vehículos,
  • En caso de disponibilidad.

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Lineamientos

Según lo establecido en la Instrucción Circular 1/2019 del Ministerio de Fomento, el certificado de actividades no será aceptado en los descansos semanales de hasta cuatro días, es decir, que en caso de hacer viajes por España, el certificado debe utilizarse siempre que se superen los cuatro días sin haber registrado las actividades en el tacógrafo. Mientras que en los períodos inferiores, lo primordial es el registro en el dispositivo electrónico y en las tarjetas.

En la normativa interpretada solo se incluyen los viajes dentro del territorio español, aunque en caso de viajes por el resto del continente europeo, el certificado debe ser realizado luego de 45 horas sin haber realizado el registro ordinario en el tacógrafo y así evitar posibles sanciones.

Cabe destacar que la falta de certificado de actividades no constituye una sanción, lo que se considera como una infracción es no tener un justificante de las actividades realizadas o del cumplimiento de los tiempos de conducción, así como los tiempos de descanso. Este certificado se trata de un registro de empresas y actividades de transporte utilizado en todo el continente europeo, con el cual se facilita el acatamiento de las obligaciones del conductor.

¿Cómo rellenarlo?

Este documento se realiza en todos los países en los que se aplica el Reglamento CE 561/2006, por lo que el modelo de certificado es estándar, aun cuando el idioma en el que se encuentre redactado el documento sea diferente, las autoridades de otros países podrán identificar toda la información que se encuentre plasmada en el formulario.

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Teniendo esto en cuenta, la Federación Nacional de Asociaciones de Transporte en España (Fenadismer) ha publicado las soluciones para poder garantizar la uniformidad en el documento, por lo que el certificado de actividades para rellenar debe ser cumplimentado de la siguiente forma:

  • Es imprescindible que sea rellenado a máquina,
  • Debe incluir las firmas originales del representante de la empresa y del conductor, por lo que no se admite incluir una fotocopia de la firma en el documento,
  • En caso de tratarse de un conductor autónomo, éste debe firmar el documento dos veces, representando a la empresa y al conductor,
  • La firma debe realizarse antes de dar inicio al viaje,
  • El certificado debe ser original, no se aceptara una copia,
  • No se puede modificar el texto normalizado, por lo que no se puede reescribir y en ningún caso realizar anotaciones a mano,
  • Puede incluirse el logo de la empresa, así como sus datos de contacto, aunque de igual forma se debe rellenar el apartado de los datos de la empresa para que sea válido.

Se recomienda examinar un relleno del ejemplo de un certificado de empresa para conocer mejor la forma en que se debe vaciar el documento.

¿Qué pasa si no se entrega el certificado de actividad?

En caso de que, en el transcurso de una inspección en la vía, el conductor no pueda entregar los registros del tacógrafo o el certificado de actividades, la empresa recibirá una sanción por no poseer justificación de la actividad.

Según lo establecido en el Art. 140.35 de la LOTT se realizará una sanción en caso de que se presente una carencia de registro de los tiempos de conducción y de descanso dentro del vehículo o algún tipo de documento que sea obligatorio de llevar, independientemente del tipo de tacógrafo que se esté utilizando.

Sanciones por incumplimiento‎

Si no se demuestra un justificante de las actividades realizadas, la empresa puede acarrear una sanción económica que oscila entre los 1.000 hasta 2.000 euros. Además, en caso de que el documento no se encuentre bien redactado o no se resguarde en la empresa por al menos un año, puede presentarse una sanción económica de alrededor de 600 euros hasta 800 euros.

De modo que siempre es recomendable mantener ese documento archivado en la empresa a disposición de la administración y así evitar posibles sanciones.

Cuando se trata de infracciones leves, se refiere a aquellas circunstancias en que faltan algunos datos en dicho documento. Es decir, en caso de alguna falta de consignación de datos en una hoja de registro o documento de impresión de los tiempos de conducción y descanso se puede presentar una sanción económica de 300 a 400 euros.

Es importante tener en cuenta, que no solo se trata de una sanción económica, puesto que la empresa puede perder honorabilidad, específicamente el área de los gerentes y el gestor de transporte.

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