Es momento de analizar uno de los aspectos más importantes de la administración de las empresas, el cálculo de vacaciones, para ello tenemos que hablar sobre todas las variables del tema, así como otros términos relacionados al tema. De esta forma tanto el empresario, como los trabajadores tendrán claro del cómo se realiza este cómputo y cuánto le corresponde a cada individuo perteneciente a una compañía.

cálculo de vacaciones

En ese sentido es importante resaltar que las vacaciones son innegociables en cualquier trabajo, ya que influyen directamente en la productividad del empleado. En el caso específico de España, se trata de un derecho regulado por el Estatuto de los Trabajadores, además estamos hablando de una necesidad básica para todo empleado, el cual debe disfrutar independientemente del cargo que ejerza.

¿Cómo se realiza el cálculo de vacaciones en una empresa?

Como mencionamos en el inicio, este derecho al trabajador está regulado por el Estatuto de los Trabajadores, específicamente, en su artículo 38, el cual estipula algunas normativas que se deben seguir al pie de la letra, todo con la finalidad de que se respeten los derechos del empleado. A continuación se explican detalladamente:

“1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales”.

“2. El período o períodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.”

“3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.”

Es importante precisar que los 30 días de vacaciones por año ejerciendo un cargo en determinada empresa, se refieren a días naturales, esto quiere decir que se incluyen los días festivos y los domingos. Por otro lado, existe otra variable por la que se pueden contabilizar los días de vacaciones, estos son los “días laborales”.

En ese sentido, estamos hablando de 22 días laborables de vacaciones por año trabajado en una empresa, esto implica un modo diferente de realizar el cálculo para las compañías, su objetivo es simplificar la tarea en cuestión. Para explicarlo mejor mostraremos las variaciones a continuación:

  • Si se rige por días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
  • Si se rige por días laborales 22 días laborales/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes

Vale mencionar que el mínimo legal no puede ser incumplido por ninguna empresa pública o privada, sin embargo, este puede estar sujeto a mejoras para los trabajadores. La compañía que no respete esta legislación puede ser sancionada si se llegase a denunciar.

Diferencia entre días naturales, hábiles, inhábiles y laborables

Es indispensable conocer la diferencia entre los días hábiles, naturales y laborales, ya que pueden llegar a ahorrar muchos conflictos laborales e incidencias administrativas. Asimismo, estos términos cobran un valor adicional a la hora de calcular las vacaciones que es el tema que nos compete, por lo que no podíamos dejar de aclararlo.

Todos los años, la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y los ayuntamientos realizan un calendario laboral oficial. Con el objetivo principal de que las empresas y los profesionales puedan establecer las vacaciones de las plantillas de sus empresas o la distribución de los días feriados.

No todos lo todo el mundo conoce la diferencia entre los días hábiles, laborales y naturales, por lo que tareas como solicitar prestaciones, saber los plazos de entrega de un documento o estar al corriente con cualquier resolución es cuanto menos complicado.

En cuanto al calendario oficial están fijados los días inhábiles (incluyendo los festivos) para efectos de cómputos de plazos, en sus respectivos ámbitos, todo puesto a disposición por las Administraciones Públicas. A continuación debes estar atento a cada una de las definiciones que se muestran:

Días naturales

Este es el término más sencillo de entender de los 3 que se explicarán, ya que cuando nos referimos a días naturales estamos hablando los 365 que conforman el año  (366 si es bisiesto), incluyendo los festivos.

Días laborales

En segundo lugar están los días laborales, son todos aquellos en los que se trabaja, es decir, queda excluido los domingos y las festividades. En este término a menudo se presta a la confusión, porque en algunas empresas no precisa de su personal los sábados.

Sin embargo, para efectos legales, el sábado es considerado un día laboral, dependiendo del sector o la empresa donde se realice la práctica profesional, aunque, claro, lo más común es que se trabaje de lunes a viernes, sobre todo, en España.

Días hábiles

Los días hábiles, la comprensión de este término te facilitará saber cuáles son los días aptos para hacer ciertos actos administrativos y, también, la exactitud el cómputo de los plazos para trámites, solicitudes y contestaciones.

Recientemente los criterios fueron unificados, debido a que, algunas administraciones tenían en cuenta el sábado como día hábil y otras no, pero con la llegada del cambio en la  ley 39/2015 de procedimiento administrativo común este inconveniente fue dejado de lado.

Luego de la reforma de la Ley del Procedimiento Administrativo Común (39/2015), los días hábiles son de lunes a viernes, por lo que los sábados, para la totalidad de los procesos administrativos dejó de considerarse hábil. Se le suman a los domingos y a todos los festivos.

Asimismo, en el capítulo de los “términos y plazos administrativos”, la normativa previamente mencionada estipula que, mientras no se disponga lo contrario por ley o derecho de UE, cuando se señalen plazos por días se entenderá que son hábiles, por lo que los sábados, domingos y festivos son excluidos, puesto que son inhábiles.

Existe la posibilidad de que el último día de un plazo sea inhábil, para cuando se presente esta situación, el trámite se postergará hasta el siguiente día hábil automáticamente. Una vez entendidos todos estos términos y sabiendo diferenciarlos podrás elaborar un calendario laboral respetando la ley.

¿Cuantos días de vacaciones corresponden por mes?

Para realizar el cálculo de las vacaciones por mes se deben discutir ciertos escenarios posibles con el departamento de Recursos Humanos de la compañía para la que se esté trabajando, ya que son los encargados de los apartados de legales, así como los beneficios que son parte de la estrategia motivacional de la empresa. Dicho esto, se recomienda hacer lo siguiente:

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  • Para comenzar, se debe conocer si la empresa realiza el cálculo de las vacaciones se basan en los días naturales (30 días al año) o por días laborales (22 días por año)
  • Una vez se conozca este punto se debe dividir dicha cifra por 12, lo cual representa el número de meses del año
  • El cálculo se debe realizar en considerando la cantidad de meses que el empleado ejerce un cargo en la empresa. Existe la posibilidad de que se trabaje solo 6 meses, por lo que, el cálculo se hace a partir de esa base
  • Si el trabajador ha ejercido el cargo dentro de la empresa durante menos tiempo se debe hacer el cálculo partiendo de los meses que trabajó, en ese caso, se reconocen 2,5 días de vacaciones por cada mes de trabajo

¿Cuándo inician las vacaciones en una empresa?

Para este punto es importante mencionar que el Estatuto de los Trabajadores estipula que, el comienzo de las vacaciones en una empresa tiene que producirse en un día laboral y nunca en uno festivo o inhábil. Estos últimos pueden ser declarados por normativa local, autonómica, nacional o europea. Lo que quiere decir que los sábados son contabilizados como laborales a menos que el contrato dicte lo contrario.

¿Se pueden elegir las vacaciones?

Este apartado dependerá del convenio, ya que cada uno establece sus propias normativas, algunas empresas fijan algunos meses para otorgar vacaciones, mientras que otros otorgan más libertad al empleado. Sea cual sea el caso, los empleados tienen el derecho de conocer la fecha de sus periodo vacacional con al menos 2 meses de antelación.

Cada empresa debe realizar un calendario vacacional, de en consecuencia de los trabajadores que posee la organización, por suerte, para evitar problemas ligados a la administración hoy en día existen herramientas que facilitan la gestión del mismo.

Las empresas suelen utilizar estas herramientas puesto que significan un ahorro de esfuerzos y trabajos costosos. La ventaja es que permite organizar de manera mucho más rápida y visual las vacaciones de cada empleado perteneciente a la organización, llevando un control mucho más preciso, puesto que también tienen la capacidad de contar las horas trabajadas o dedicadas a un proyecto en particular.

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¿Se puede trabajar en otra empresa durante las vacaciones?

La respuesta es afirmativa, de hecho, debido a la situación económica que afrontan múltiples países es acontecimiento cada vez más común, En ese contexto, La jurisprudencia determinó que cada empleado es libre de trabajar en su periodo vacacional en otra compañía siempre que no se entre en conflicto con su empresa.

Baja temporal ¿Cómo calcular inicio de las vacaciones?

Existe la posibilidad de que un trabajador no haya podido disfrutar sus vacaciones por haber sido dado de baja temporal, de presentarse este escenario el empleado podrá tomarlas una vez se haya reincorporada. Esta circunstancia abarca tanto las bajas por enfermedad como las relacionadas al tema del embarazo (parto o lactancia).

Lo si se modifica dependiendo del tipo de baja es la fecha límite para disfrutar de las vacaciones  acumuladas. A continuación procederemos a analizar cada uno de los escenarios posibles para facilitar al lector una completa información con respecto a este tema:

  • Baja temporal por embarazo, parto, lactancia natural, maternidad o adopción: En este caso en particular el trabajador tendrá la libertad de disfrutar de sus vacaciones no disfrutadas en el momento que lo desee
  • Baja temporal por contingencias distintas: En cuanto a los otros escenarios posibles por las que un trabajador haya sido dado de baja, podrá recuperar las vacaciones no recuperadas al finalizar el periodo de suspensión, siempre que el plazo no haya superado los 18 meses a partir de la fecha que se originó. Regularmente, el límite es fin de cada año

¿Cómo se calculan las vacaciones en caso de contrato temporal?

Un caso muy distinto es el de los empleados con contrato temporal, ya que en estos casos la fecha límite para el disfrute de las vacaciones acumuladas no es el 31 de diciembre, sino más bien el día de la finalización del documento, es por ello que estos empleados deben estar muy atentos al convenio firmado.

Vale recordar que, los trabajadores con contratos temporales gozan de los mismos derechos que los que poseen contrato indefinido, esto incluye lo concerniente a las bajas y las vacaciones. Todas las normativas están estipuladas en el Estatuto de los Trabajadores.

Aumento de jornada ¿Cómo calcular las vacaciones?

Cuando se amplía la jornada laboral de un empleado se debe volver a hacer el cálculo de vacaciones teniendo en cuenta el periodo de trabajo que corresponde a su ampliación. Además, esto va acompañado de un aumento salarial, esto quiere decir que también variará la compensación económica correspondiente a los días de vacaciones no disfrutados.

Esta cifra solo debe pagarse en caso de jubilación tras incapacidad laboral o la expiración del contrato. Por último, todos los trabajadores gozan de los mismos derechos, por lo que ejerzan cargos por jornada parcial también tienen como mínimo 30 días de vacaciones al año (o 22 días laborales), tal como su sucede con sus compañeros de jornada completa.

¿Cómo se pagan las vacaciones?

Las vacaciones son un derecho innegociable y no pueden verse sustituidas por una indemnización económica ni mucho menos acumularse, esto quiere decir que el empleado debe disfrutar de sus vacaciones año a año. Para este escenario solo existen 2 excepciones a las que procederemos a profundizar.

Pago de vacaciones en caso de jubilación

Si el trabajador se llegase a jubilar luego de una incapacidad laboral por lo que no haya podido gozar de sus días de descanso tendrá derecho a cobrar sus vacaciones. En caso de que el empleado accede a la jubilación, pero sin haber sufrido ninguna enfermedad que le impidiera continuar, no podrá reclamar el respectivo pago

Pago de vacaciones por finalización de contrato

El segundo escenario se presenta cuando el pago se produce por motivos de finalización de contrato, antes de que la persona haya podido disfrutar de sus vacaciones, la compensación económica  correspondiente a los días de descanso se debe incluir en el finiquito. El monto en cuestión será cotizado por la Seguridad Social debido a contingencias comunes de invalidez permanente, desempleo, entre otras.

¿Se pueden negar las vacaciones en una empresa?

Una de las dudas más frecuentes en el ámbito profesional es si las compañías pueden negarse a otorgar el periodo vacacional a sus empleados o cómo se les puede recompensar si les corresponden las vacaciones, pero no pueden disfrutarlas. En el caso de la primera incógnita, regularmente la negación está ligada a las necesidades del servicio:

  • Cuando el contrato lo establezca
  • Cuando los días de vacaciones pedidos por el empleado coinciden con la de otros trabajadores del mismo área

En caso de que el trabajador no esté de acuerdo con lo impuesto por la empresa, puede demandar, sin embargo, lo que no puede hacer es tomarse vacaciones por su cuenta, ya que esto podría acarrear el despido por falta de disciplina o incumplimiento y sin derecho a indemnización.

Sea cual sea el caso que se presente, la empresa debe justificarlo, asimismo, cuando se da la negativa de vacaciones en una empresa, el departamento de recursos humanos debe proceder a negociar un nuevo periodo con el trabajador, dicha negociación debe realizarse con meses de antelación.

¿Cómo se envía una solicitud de vacaciones?

Un requisito previo en España para gozar del periodo vacacional es realizar una solicitud de vacaciones formal. Para hacerlo existen varios métodos, siendo el más tradicional el redactar y entregar una carta de solicitud, dicho documento debe tener un carácter oficial y se puede entregar de las siguientes formas:

  • En mano: En este escenario la empresa deberá proceder a firmar o sellar el documento, como certificación de recibido
  • Por burofax: En este caso puede ser de manera online o física, con constatación de recibo y certificación de contenido. Seguidamente la compañía entregará al empleado una carta de concesión, para confirmar el otorgamiento del periodo vacacional
  • Por correo electrónico: Se recomienda que tenga certificación de recibido

Las empresas de España a menudo recurren a sistemas de vacaciones automatizados que les permiten a los empleados auto gestionarse las vacaciones, por lo que los encargados de recibirlas solo deben proceder a aceptar o rechazar las solicitudes. De esta forma se ahorra en papeleo, correos o discusiones para ponerse de acuerdo entre el personal de la compañía y los responsables de los otorgamientos.

Digitalizar la solicitud de vacaciones

Las de solicitudes de vacaciones por medio de cartas a mano o por correo electrónico cada vez están quedando atrás, esto se debe a la creación de nuevas tecnologías que optimizan el trabajo para sustituir lo anticuado y dar paso a herramientas mucho eficientes.

Es por ello que la mejor opción a día de hoy son los software de gestión de vacaciones, con ellos podrás darle paso a una gestión de vacaciones y ausencias mucho más profesional. Utilizando un interfaz para toda la información concerniente al calendario laboral y las actividades de los empleados.

Software de vacaciones y ausencias

Es momento de hablar de una de las herramientas mejor valoradas en el ámbito profesional, tanto por empleados como por los responsables del departamento de Recursos Humanos, el Software de vacaciones y ausencias, una tecnología que ha llegado para quedarse.

Con el Software de vacaciones y ausencias se puede automatizar la gestión, por medio de ella se puede elegir, modificar, cancelar y comprobar de forma visual no solo el periodo vacacional, sino que también los permisos o los días libres que le restan a cada empleado.

Lo mejor de este sofisticado instrumento es que es capaz de abarcar casi en su totalidad de los casos, además el empleado puede autogestionarse sus vacaciones sin temor a error, por lo que puedes olvidarte del temido solapamiento en un equipo de trabajo.

Ventajas del software de gestión de vacaciones y ausencias

Es momento de mencionar las infinitas ventajas trae consigo el incorporar un software de gestión de vacaciones y ausencias de empleados, un instrumento tecnológico que cada vez es más utilizado en España, dándole paso a la innovación y, además, optimizando el trabajo del departamento de recursos humanos, así como la reducción de conflictos.

  • Optimiza el tiempo del trabajador, aumentando su productividad
  • Optimizarás el tiempo de la empresa
  • Adiós a los datos como DNI, firmas, sellos y copias
  • Balance de días libres usados y restantes
  • Calendario anual de vacaciones por empleado y equipo
  • Notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones
  • Gestión sencilla de justificación de ausencias
  • Cálculo de días libres automáticos
  • Asociación a convenios colectivos de trabajadores
  • Se puede acceder a la disponibilidad del equipo para cualquier proyecto
  • Evitar solapamiento de vacaciones

Otros sistemas de control de vacaciones

Por supuesto que antes de la llegada del Software de vacaciones y ausencias existían herramientas para el control de vacaciones de los empleados, de hecho, aún hay empresas que se decantan por lo tradicional, es por ello que hablaremos de las más conocidas en las siguientes líneas.

Hojas Excel

Las hojas de cálculo son la herramienta más común para gestionar las ausencias y vacaciones de una empresa, de la mano de Excel, este método se popularizó en todo el mundo, sin embargo, su utilización no está exento de problemas como la seguridad, la privacidad entre otros. Hoy en día es considerado un sistema obsoleto.

Base de datos

Con este instrumento se guarda un registro informático con los días de vacaciones otorgados y gastados, además permite visualizar de manera rápida las planillas Excel, aunque cuenta algunas limitaciones por lo que la gestión se torna un poco complicada.

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